- Wat zijn de AVG-regels voor schoolfotografie? -

De AVG-regels voor schoolfotografie vereisen dat je als schoolfotograaf expliciete toestemming hebt van ouders voordat je foto's maakt van leerlingen onder de 16 jaar. Je moet duidelijk aangeven waarvoor de foto's gebruikt worden, deze veilig opslaan en niet langer bewaren dan nodig. Ouders en leerlingen hebben het recht om foto's in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.

Wat houdt de AVG precies in voor schoolfotografie?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) behandelt foto's van leerlingen als persoonsgegevens. Dit betekent dat alle regels voor gegevensbescherming ook gelden voor schoolfoto's. Als schoolfotograaf verwerk je immers herkenbare informatie over natuurlijke personen.

Voor schoolfotografie zijn verschillende aspecten van de AVG belangrijk. Je moet een rechtmatige grondslag hebben voor het maken van foto's, meestal in de vorm van toestemming. Ook moet je transparant zijn over wat je met de foto's doet en hoe lang je ze bewaart.

Bijzonder gevoelige gegevens zoals foto's van kinderen verdienen extra bescherming onder de AVG. Dit betekent dat je als schoolfotograaf extra zorgvuldig moet zijn met het verkrijgen van toestemming en het verwerken van de beelden.

Welke toestemming heb je nodig voor schoolfoto's?

Voor leerlingen onder de 16 jaar heb je altijd ouderlijke toestemming nodig voordat je foto's mag maken. Deze toestemming moet specifiek, geïnformeerd en vrijelijk gegeven zijn. Algemene toestemmingsformulieren bij schoolinschrijving zijn meestal niet voldoende.

De toestemming moet duidelijk aangeven:

• Wat voor foto's je gaat maken (portretfoto's, groepsfoto's)
• Waarvoor de foto's gebruikt worden (schooljaarboek, website, fotoproducten)
• Hoe lang je de foto's bewaart
• Dat ouders de toestemming kunnen intrekken

Documenteer alle toestemmingen zorgvuldig en bewaar deze bij de foto's. Gebruik bij voorkeur digitale systemen waarbij je gemakkelijk kunt controleren voor welke leerlingen je wel of geen toestemming hebt.

Hoe lang mag je schoolfoto's bewaren volgens de AVG?

Je mag schoolfoto's alleen bewaren zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt gemaakt. Voor de meeste doeleinden betekent dit maximaal het lopende schooljaar plus enkele maanden voor nabestellingen.

Stel duidelijke bewaartermijnen vast voor verschillende soorten foto's:

• Portretfoto's: maximaal 1 jaar na het maken
• Groepsfoto's: maximaal 1 jaar na het maken
• Foto's voor jaarboeken: tot publicatie plus 6 maanden
• Backup bestanden: gelijke termijn als originele foto's

Houd een goede administratie bij van wanneer foto's gemaakt zijn en wanneer ze verwijderd moeten worden. Gebruik bij voorkeur geautomatiseerde systemen die je waarschuwen wanneer de bewaartermijn verloopt.

Wat zijn de rechten van ouders en leerlingen bij schoolfotografie?

Ouders en leerlingen hebben verschillende AVG-rechten die ook gelden voor schoolfoto's. Het belangrijkste recht is dat ze hun toestemming op elk moment kunnen intrekken, waarna je de foto's moet verwijderen.

Andere belangrijke rechten zijn:

• Inzagerecht: ouders mogen weten welke foto's je hebt en waarvoor je ze gebruikt
• Rectificatierecht: foutieve gegevens moeten gecorrigeerd worden
• Recht op verwijdering: foto's moeten gewist worden op verzoek
• Recht op beperking: verwerking moet gestopt worden in bepaalde situaties

Zorg dat je binnen 30 dagen kunt reageren op verzoeken van ouders. Heb duidelijke procedures voor het zoeken en verwijderen van specifieke foto's uit je systemen.

Hoe zorg je voor veilige opslag van schoolfoto's?

Veilige opslag begint met technische beveiligingsmaatregelen. Gebruik versleuteling voor zowel opslag als transport van foto's. Zorg voor sterke wachtwoorden en beperk toegang tot alleen geautoriseerde medewerkers.

Praktische beveiligingstips:

• Bewaar foto's op beveiligde servers, niet op lokale computers
• Maak regelmatig backups en test of deze werken
• Gebruik tweefactorauthenticatie voor toegang tot fotosystemen
• Train medewerkers in het veilig omgaan met foto's

Bij een datalek moet je dit binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Informeer ook betrokken ouders als het lek waarschijnlijk risico's heeft voor hun privacy. Heb een duidelijk protocol klaar voor het afhandelen van datalekken.

Als je kiest voor een ervaren schoolfotograaf, dan weet je zeker dat alle AVG-regels correct worden toegepast. Wij zorgen al sinds 1932 voor een professionele en veilige afhandeling van schoolfoto's, waarbij privacy en gegevensbescherming altijd voorop staan.