- Hoe kunnen scholen omgaan met privacy bij het maken van schoolfoto's? -

Bij het vastleggen van schoolherinneringen is een zorgvuldige balans tussen traditie en privacybescherming essentieel. Onderwijsinstellingen kunnen privacy bij schoolfotografie waarborgen door expliciete toestemming te verkrijgen, duidelijke afspraken te maken met fotografen, een transparant privacybeleid op te stellen, en alternatieve oplossingen aan te bieden voor leerlingen met privacybezwaren. Een gedegen verwerkersovereenkomst met de fotograaf en heldere communicatie met ouders vormen hierbij de basis voor een respectvolle omgang met persoonsgegevens.

Wat zegt de AVG over het maken van schoolfoto's?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft belangrijke implicaties voor schoolfotografie. Een schoolfoto is namelijk meer dan alleen een leuke herinnering - het is ook een persoonsgegeven. De afbeelding van een leerling valt onder de categorie persoonsgegevens omdat deze direct identificeerbaar is.

Volgens de AVG moet elke verwerking van persoonsgegevens voldoen aan een rechtmatige grondslag. Voor schoolfoto's is expliciete toestemming de meest passende grondslag. Hierbij is het belangrijk om te weten dat scholen niet zomaar kunnen verwijzen naar een 'gerechtvaardigd belang' of 'uitvoering van de onderwijsovereenkomst' wanneer het gaat om het maken en verspreiden van foto's.

De verantwoordelijkheden zijn duidelijk verdeeld: scholen zijn in eerste instantie verantwoordelijk voor het waarborgen van de privacy van hun leerlingen, terwijl fotografen zich moeten houden aan de afspraken die hierover zijn gemaakt. Beide partijen moeten kunnen aantonen dat ze zorgvuldig met deze persoonsgegevens omgaan.

Hoe vraag je correct toestemming aan ouders voor schoolfoto's?

Het vragen van toestemming moet doelgericht en transparant gebeuren. Een effectief toestemmingsformulier bevat minimaal de volgende elementen:

• Duidelijke informatie over welke foto's worden gemaakt (individueel, groep, etc.)
• Waar de foto's voor gebruikt worden
• Wie toegang heeft tot de foto's
• Hoe lang de foto's bewaard worden
• Mogelijkheid om toestemming te specificeren per type gebruik
• Informatie over hoe toestemming later ingetrokken kan worden

Het moment van vragen is ook belangrijk. Idealiter vraag je toestemming bij inschrijving en jaarlijks opnieuw aan het begin van het schooljaar, ruim vóór de fotograaf langskomt. Hierdoor hebben ouders voldoende tijd om een weloverwogen beslissing te nemen.

Bij gescheiden ouders geldt dat beide ouders met gezag toestemming moeten geven. Is er sprake van co-ouderschap, dan is het verstandig om beide ouders actief te benaderen. Bij onduidelijkheid over de gezagssituatie is het raadzaam juridisch advies in te winnen.

Welke alternatieven zijn er voor traditionele schoolfoto's met privacybezwaren?

Er zijn verschillende privacy-vriendelijke alternatieven mogelijk voor leerlingen of ouders die bezwaren hebben tegen de traditionele schoolfotografie:

• Opt-out mogelijkheid: duidelijk communiceren dat leerlingen niet verplicht zijn om op de foto te gaan
• Alternatieve fotomomenten: aparte sessies voor leerlingen die wel gefotografeerd willen worden, maar bijvoorbeeld niet in groepsverband
• Creatieve alternatieven: zoals silhouetten, foto's van alleen de achterkant, of symbolen die de leerling vertegenwoordigen in groepsfoto's
• Digitale oplossingen: beveiligde omgevingen waar alleen ouders met een unieke code toegang hebben tot de foto's

Het is belangrijk om deze alternatieven proactief aan te bieden zodat ouders en leerlingen zich gehoord voelen en niet in een lastige positie worden gebracht. Een inclusieve benadering zorgt ervoor dat alle leerlingen zich comfortabel voelen, ongeacht hun privacyvoorkeuren.

Wie is verantwoordelijk voor de privacy bij uitbesteding aan een fotograaf?

Bij het inhuren van een externe fotograaf blijft de school de verwerkingsverantwoordelijke, terwijl de fotograaf optreedt als verwerker. Dit betekent dat de school eindverantwoordelijk blijft voor de naleving van de privacywetgeving, ook al voert de fotograaf het werk uit.

Een goede verwerkersovereenkomst is daarom essentieel. Deze moet minimaal bevatten:

• Doel en duur van de verwerking
• Type persoonsgegevens en categorieën van betrokkenen
• Verplichtingen en rechten van de school en fotograaf
• Maatregelen voor gegevensbescherming
• Procedure bij datalekken
• Afspraken over subverwerkers

Bij het selecteren van een fotografiepartner is het belangrijk om te controleren of deze AVG-compliant werkt. Vraag naar hun privacybeleid, beveiligingsmaatregelen en eerdere ervaringen met scholen.

Wat moet in een privacybeleid staan over schoolfotografie?

Een goed privacybeleid voor schoolfotografie bevat de volgende elementen:

• Doeleinden: waarvoor worden de foto's gebruikt (administratie, jaarboek, website)
• Bewaartermijnen: hoe lang worden foto's bewaard en wanneer worden ze verwijderd
• Rechten van betrokkenen: hoe kunnen ouders en leerlingen inzage krijgen, bezwaar maken of verwijdering vragen
• Beveiligingsmaatregelen: hoe worden de foto's beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang
• Delen met derden: welke partijen krijgen toegang tot de foto's en onder welke voorwaarden

Het beleid moet toegankelijk en begrijpelijk zijn voor ouders en leerlingen. Vermijd juridisch jargon en gebruik concrete voorbeelden om het beleid te verduidelijken.

Hoe ga je om met sociale media en schoolfoto's?

Sociale media brengen extra risico's met zich mee omdat de controle over gedeelde content beperkt is. Daarom gelden hiervoor aanvullende richtlijnen:

• Vraag specifieke, afzonderlijke toestemming voor het delen van foto's op sociale media
• Vermijd het taggen van leerlingen of het noemen van volledige namen
• Gebruik bij voorkeur besloten groepen in plaats van openbare pagina's
• Overweeg het gebruik van een watermerk om ongeoorloofd hergebruik te ontmoedigen
• Controleer regelmatig de privacyinstellingen van de gebruikte platforms

Het is ook belangrijk om duidelijke regels op te stellen voor personeel over het maken en delen van foto's via persoonlijke accounts. Dit voorkomt onduidelijkheden en potentiële privacyschendingen.

Schoolfotografie privacyrichtlijnen: praktische implementatie

Om een privacyvriendelijk schoolfotografiebeleid te implementeren, kunnen scholen de volgende stappen nemen:

1. Stel een privacyteam samen met vertegenwoordigers van schoolleiding, docenten en ouders
2. Ontwikkel een jaarplanning met momenten voor toestemmingsvragen, evaluatie en updaten van het beleid
3. Creëer een duidelijke checklist voor het fotomoment zelf, zodat geen leerlingen zonder toestemming worden gefotografeerd
4. Organiseer evaluatiemomenten om het beleid jaarlijks te herzien en waar nodig aan te passen
5. Werk samen met een professionele partner die privacy hoog in het vaandel heeft

Bij deze implementatie werken we graag met scholen samen om een balans te vinden tussen het vastleggen van waardevolle herinneringen en het respecteren van de privacy. Met onze jarenlange ervaring kennen we de uitdagingen en kunnen we scholen ondersteunen bij het ontwikkelen van een passend beleid dat voldoet aan alle wettelijke vereisten.