Privacyverklaring

Privacyverklaring Foto Koch Nederland B.V.

In deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

In deze privacyverklaring beschrijft Foto Koch Nederland B.V. (hierna “Foto Koch” of “wij”) hoe wij met uw (bijzondere) persoonsgegevens omgaan.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon is een persoonsgegeven.
Foto Koch Nederland B.V. verwerkt persoonsgegevens over u, doordat u zelf een bestelling plaatst en daarvoor gegevens aan ons verstrekt t.b.v. de bestelling.
Bij het plaatsen van een bestelling, hebben wij de volgende gegevens van u nodig:

2.a      Persoonsgegevens:

  • Naam (initialen, achternaam)
  • Geslacht
  • Adresgegevens
  • Geboortedatum
  • Leerlingnummer
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Klantnummer(s)
  • Financiële gegevens (bankrekeninginformatie, facturen)
  • IP-adres
  • Sessie-ID

Indien u gebruik maakt van het aanmaken van een account op onze website, dan verwerken wij ook de volgende persoonsgegevens:

  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op onze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
  • Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en worden voor een duur van maximaal 7 jaar opgeslagen in onze database.

2.b     Bijzondere Persoonsgegevens die wij verwerken:

Wij maken foto’s van leerlingen van en op diverse scholen. Wij hebben geen actieve rol in het verwerken van Bijzondere Persoonsgegevens. Echter, doordat op een foto een aantal Bijzondere Persoonsgegevens wel interpreteerbaar zijn, zijn er toch een aantal Bijzondere Persoonsgegevens die mogelijk door ons verwerkt worden van toepassing, namelijk:

  • Godsdienst of levensovertuiging
  • Ras
  • Gezondheid

Gegevens van personen jonger dan 16 jaar

3. Verwerking van gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online-activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u vermoedt dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via privacy@fotokoch.nl. Indien dit het geval is, zullen wij deze informatie verwijderen.

4. Verwerking: grondslagen en gerechtvaardigde belangen

De verwerking door Foto Koch van uw persoonsgegevens, vindt plaats op basis van de volgende grondslagen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

  1. Toestemming
  2. Uitvoeren van een overeenkomst met u
  3. Wettelijke verplichting
  4. Vervulling van een taak van algemeen belang

5. Doeleinden voor het verwerken van de persoonsgegevens

Foto Koch Nederland B.V. verwerkt uw persoonsgegevens, voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van uw betaling

Om goederen bij u af te leveren

6. Delen met derden

Foto Koch Nederland B.V. verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

7. In kaart brengen websitebezoek

Foto Koch Nederland B.V. gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze   website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Foto Koch Nederland B.V. bewaard persoonsgegevens om haar klanten goed te kunnen bedienen en om een goede administratie bij te kunnen houden. Bij een verzoek tot verwijdering van de persoonsgegevens, na een bestelling, worden de persoonsgegevens bewaard tot 7 jaar na de bestelling, conform de wettelijke termijnen van de Belastingdienst, tenzij wettelijke regelgeving anders bepaald. Bij een verzoek tot verwijdering van de persoonsgegevens, waarbij geen bestelling heeft plaatsgevonden, worden deze na de volgende fotografie-opdracht verwijderd. Niet bestelde foto’s worden automatisch 3 jaar na fotografiedatum verwijderd. Groepsfoto’s en/of Koppenkaarten worden hierbij buiten beschouwing gelaten.

9. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd. U kunt een verzoek tot inzage sturen naar privacy@fotokoch.nl.
Naast het recht op inzage heeft u met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens de volgende rechten:

  • Het recht om uw toestemming in te trekken, voor zover onze verwerking van uw persoonsgegevens daarop is gebaseerd;
  • Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  • Het recht om uw gegevens te (laten) corrigeren;
  • Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
  • Het recht op beperking van de uw betreffende verwerking;
  • Het recht op dataportabiliteit;
  • Het absolute recht om bezwaar te maken tegen direct marketing;
  • Het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die plaatsvinden vanwege gerechtvaardigde belangen van Foto Koch;

U kunt uw rechten slechts uitoefenen voor zover de wet deze rechten toekent. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om op deze kopie uw pasfoto, de MRZ (machine readable zone: de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. Foto Koch Nederland B.V. zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

10. Beveiliging en bescherming van gegevens

Foto Koch Nederland B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Deze beveiligingsmaatregelen worden periodiek herzien en indien nodig aangepast. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice via info@fotokoch.nl.

Foto Koch Nederland B.V. heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

  • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
  • TLS (voorheen SSL) Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
  • DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.

DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam (#company_website) naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. U kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat u omgeleid wordt naar een vals IP-adres.

11. Foto Koch – verwerker of verwerkingsverantwoordelijke

Foto Koch maakt in opdracht van haar opdrachtgevers (scholen, instanties, bedrijven) foto’s die bijvoorbeeld voor schooldoeleinden gebruikt worden. De gemaakte foto’s worden door Foto Koch eventueel online geplaatst of de opdrachtgever voert een handeling uit zodat de foto’s ter beschikking worden gesteld aan de ouders/verzorgers of betrokkenen. De werkwijze van Foto Koch wordt vooraf met haar opdrachtgever besproken en voert deze namens de opdrachtgever uit. Indien een ouder/verzorger of betrokkenen wenst een bestelling te plaatsen, gaan zij akkoord met de algemene voorwaarden van Foto Koch. Er vindt dan zonder tussenkomst van de opdrachtgever een overeenkomst plaats tussen ouder/verzorger/ of betrokkene en Foto Koch. Foto Koch wordt dan de verwerkingsverantwoordelijke.

Gegevensverwerkingen zijn noodzakelijk om het gerechtvaardigd belang van Foto Koch te kunnen waarborgen.

12. Contact

Voor vragen en/of opmerkingen met betrekking tot deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:

Foto Koch Nederland B.V.

T.a.v. Klantenservice

Postbus 27

3740 AA BAARN
Tel. 035 – 538 4114

www.fotokoch.nl

Onze Functionaris voor Gegevensbescherming is bereikbaar per e-mail via privacy@fotokoch.nl en per post via bovenstaand adres (t.a.v. Functionaris voor Gegevensbescherming).

13. Wijzigingen

De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken kan mogelijk in de toekomst wijzigen. Daarom behouden wij ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen, indien dit aan de orde is. U wordt indien nodig op de hoogte gebracht van een wijziging.

14. Extra informatie

Via het formulier dat u kunt bereiken via de volgende link kunt u opvragen welke persoongegevens van u bij ons bekend zijn. Privacy gegevens formulier

Via de volgende link kunt u de klachtenprocedure voor het privacy gebruik downloaden

Via de volgende link kunt u de klachtenprocedure voor produkt dienstverlening downloaden

Via de volgende link kunt u een overzicht van onze subverwerkers downloaden

 

Versie: mei 2018